|
|
 |
B-project: Management Ondersteunende Dienstverlening in de Vlaamse overheid (2009)
Omschrijving
In voorbereiding op Beter Bestuurlijk Beleid (BBB) werd het organisatieconcept van de Management Ondersteunende Dienst (MOD) ingevoerd (2002). Anno 2007 werd een evaluatieronde opgestart om na te gaan of er in dit kader voor optimale inzet van middelen wordt gekozen, of er een efficiënte werking wordt nagestreefd en of elke dienst op het juiste (coördinatie-)niveau geïnstalleerd is.
In het onderzoek 'Managementondersteunende Dienstverlening in de Vlaamse Overheid' werd nagegaan hoe de situatie momenteel is op het vlak van de managementondersteunende dienstverlening. Enerzijds werd een kwantitatieve foto gemaakt die de grootte van de managementondersteunende functies en de grootorde van de externe inhuur voor managementondersteuning in kaart bracht. Anderzijds werd er ook een analyse opgemaakt van het kwalitatief gedeelte van de managementondersteunende dienstverlening in de Vlaamse overheid. Hierbij werd op basis van de auditvaststellingen van het Agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) nagegaan in welke mate de organisatie, de coördinatie en de werking van de managementondersteunende dienstverleningsactoren overeenkomen met de initiële doelstellingen van de Vlaamse Regering. Bovendien werd een aanzet gedaan tot voorzichtige situering van de omvang van de managementondersteunende dienstverlening binnen de Vlaamse overheid, door de relatieve omvang af te zetten ten opzichte van enkele verzamelde praktijken en maatstaven, in de private sector en de publieke sector, zowel in het binnen- als in het buitenland.
Na tot de vaststelling gekomen te zijn dat de managementondersteunende dienstverlening binnen de Vlaamse overheid nog niet op optimale wijze is georganiseerd en daardoor nog ruimte laat voor efficiëntiewinsten, werd door de onderzoekers het concept van de shared service centers naar voren geschoven als basis voor een betere, een goedkopere en een efficiëntere dienstverlening op het niveau van de Vlaamse overheid. In eerste instantie werd daarbij teruggegrepen naar enkele theoretische reflecties omtrent shared service centers in de publieke sector. In tweede instantie werd er ook een internationale case-study opgezet om in de overheden van Nederland en het Verenigd koninkrijk op zoek te gaan naar best practices inzake het initiëren, het organiseren en het operationaliseren van shared service centers. Hierbij kwamen drie gevalstudies van shared service centers in de Nederlandse rijksoverheid aan bod, alsook binnen de gemeente Rotterdam. Daarnaast werden de ervaringen en evoluties in het Verenigd Koninkrijk op centraal niveau besproken. De lessen uit deze internationale cases worden teruggekoppeld aan de situatie in de Vlaamse overheid.
De onderzoeksonderdelen mondden uit in twee onderzoeksrapporten. Het hoofdrapport spitst zich toe op de analyse van de managementondersteunende dienstverlening binnen de Vlaamse overheid, op de theorie rond shared services centers en komt uiteindelijk tot een reeks van lessen en aanbevelingen voor de Vlaamse overheid omtrent bundeling en groepering van managementondersteunende diensten in shared service centers. Het tweede rapport biedt een uitgebreidere lezing van de bestudeerde praktijkvoorbeelden binnen het Verenigd Koninkrijk en Nederland. Deze bieden een goed inzicht in het overwegingsproces, de governance-structuur, het veranderingsmanagement en de doelstellingen en effecten van concrete shared service center-cases in onze buurlanden. Ze belichten ook de succes- en faalfactoren van het opzetten van een shared service center. Daaraan ging uitgebreide document-analyse en diverse interviews met betrokkenen vooraf.
Valorisatie
De onderzoeksbevindingen werden in twee rapporten gevat:
Aan beide rapporten werd een seminarie MOD op 20 mei 2009 gewijd waarbij Koen Verhoest de onderzoeksresultaten voorstelde aan en bediscussieerde met Vlaamse topambtenaren en hoofden van shared services.
Onderzoekers
Coördinatie: Prof. dr. Koen Verhoest
Uitvoering: Maarten Luts
|
