U bent hier: Instituut voor de Overheid Onderzoek Project Onderzoeksproject: Administratieve belasting van schoolhoofden in het basisonderwijs (1998)

Onderzoeksproject: Administratieve belasting van schoolhoofden in het basisonderwijs (1998)

Algemeen

Opdrachtgever: MVG - Departement Onderwijs

Duurtijd: 03/1998 - 08/1998

Fundering

Vanuit diverse hoeken klinkt binnen de schoolomgeving meermaals een klacht omtrent een overbelasting van de directie in het basisonderwijs. Er zou te veel tijd besteed worden aan administratieve taken ten koste van de eigenlijke pedagogische opdracht van de directie.
In de loop van de maand maart 1998 werd dan ook door het Departement Onderwijs aan het Instituut voor de Overheid opedragen een onderzoek uit voeren naar de administratieve belasting van de directie in de Vlaamse basisscholen.

Doelstelling

Doelstelling van het onderzoeksproject was tweeërlei.
(1) Enerzijds wou men zicht krijgen op het aandeel van de administratieve taken binnen het totale takenpakket van de directie in het basisonderwijs.
(2) Anderzijds beoogde men op basis van een informatie-analyse een rationalisering van de informatiestroom van en naar het secretariaat van de basisscholen.

Methodologie

Ten behoeve van de takenanalyse werd een vragenlijst gestuurd naar een 500-tal scholen waarbij een globale raming moest doorgevoerd worden van tijden gespendeerd door de directie en zijn/haar administratieve medewerkers aan de diverse (administratieve) taken.
Tevens werd in een 20-tal scholen een gedetailleerde dagelijkse tijdsregistratie uitgevoerd. De dagelijkse registratie biedt hierbij een goede controle omtrent de waarde van de opgegeven ramingen.
In de vragenlijst werd ook gepeild naar algemene knelpunten en suggesties ter verbetering van het administratieve schoolgebeuren.
De informatie-analyse is doorgevoerd op basis van documenten verkregen door diverse instanties en een aantal scholen.

Resultaten en bevindingen

Gemiddeld spendeert de directie ongeveer de helft van de beschikbare tijd aan administratieve taken, ten nadele van pedagogisch ondersteunende taken. Ik het kader van een rationalisatie van de uitvoering van administratie in het basisonderwijs zijn volgende aanbevelingen geformuleerd:

1. Ontlasting van de directie van een aantal administratieve taken door toepassing van één of een combinatie van onderstaande maatregelen:

  • inschakelen van meer administratief personeel,
  • centralisering van administratieve taken over diverse scholen,
  • inschakelen van beter geschoold administratief personeel,
  • herziening van het tijdelijke geco-statuut,
  • aanstellen van klusjesman, -vrouw over diverse scholen,
  • centralisatie of uitbesteding van het financieel beheer,
  • centrale telefoondienst,
  • verdere automatisering & informatisering van administratieve taken.

2. Bijkomende opleiding voor zowel directie als voor administratief personeel (algemene reglementeringen, time-management, personeelsmanagement, financieel management, informatica, edison).

3. De aanmaak en verspreiding van 1 centraal softwarepakket ten behoeve van schooladministratie.

4. Rationalisatie van de informatiestroom door:

  • Het uitwerken van een uniform informatieformulier en een centrale databank,
  • Uitbouw van een dossier-opvolgingssysteem,
  • Veralgemening van het electronisch doorgeven van informatie en het gebruik van e-mail,
  • Het verder promoten van het gebruik van edison.

Publicatie

  • Van Gils, A., Hondeghem, A. & Ulens, W. (1998). De administratieve taakbelasting van de directie in het basisonderwijs. Eindrapport. pp. 100 + bijlagen (aan te vragen via het secretariaat)