Interne training
Beleidsontwikkeling: Strategische bezinning voor de organisatietop

DOELGROEP: Leidinggevende ambtenaren van lokale besturen

BEGELEIDERS EN DOCENTEN: Prof. Dr. Annie Hondeghem, Prof. Dr. Em. Roger Depr, Anita Slembrouck

INHOUDELIJKE TOELICHTING PROGRAMMA
Het maken van een strategisch plan is voor veel lokale besturen nieuw en onbekend. Men ziet er dan ook tegen op om veel tijd en energie te steken in het uitwerken van uitgebreide plannen, waarvan het nut nog moet bewezen worden. Toch onderkent men de noodzaak van een reflectie over de toekomst van het lokaal bestuur. Met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen in het jaar 2000, is een dergelijke reflectie zelfs een noodzaak.

Een mogelijke aanpak om op korte termijn stappen te zetten in de richting van een strategisch plan is de ‘strategische bezinning’. Hoewel het woord bezinning wat oubollig in de oren klinkt, geeft het toch de essentie weer van de aanpak. Het gaat erom je even te bezinnen, een paar dagen na te denken over de toekomst en de positie van het lokaal bestuur daarin, liefst onder begeleiding en op een rustige plek. Het gaat om het uitklaren van waar je staat en van wat de beleidsprioriteiten zijn voor de komende mandaatperiode.

PROGRAMMA-OVERZICHT
In een strategische bezinning worden een aantal fasen doorlopen, gespreid over 2 dagen. Tussen dag 1 en dag 2 wordt bij voorkeur een zekere tijdspanne gelaten zodat de informatie van dag 1 kan bezinken en zodat een en ander verder kan uitgewerkt worden. In dag 1 worden fase 1-2-3 afgewerkt, in de tussenperiode fase 4 en in dag 2 fasen 5-6.

Fase 1: Extern onderzoek

In het externe onderzoek brainstormt men over de externe ontwikkelingen. Welke ontwikkelingen in de samenleving en in het openbaar bestuur zijn belangrijk, en welke effecten zullen deze ontwikkelingen hebben op het lokaal bestuur ? Welke bedreigingen of kansen zijn hiervan te verwachten ?

Fase 2: Intern onderzoek

In het interne onderzoek onderwerpt men de eigen organisatie aan een kritische analyse. Waarin staat men sterk, waarop scoort men zwak? Wat zijn prioritaire aandachtspunten ?

Fase 3: Strategische keuzen

Op basis van de informatie uit de vorige fasen (kansen en bedreigingen, sterkten en zwakten) kan men een aantal voorlopige strategische keuzen maken.

Fase 4: Operationalisering van de strategische keuzen

De voorlopige strategische keuzen worden verder uitgewerkt. Elke deelnemer aan de strategische bezinning krijgt de opdracht om na te denken over de missie van de organisatie en om, in het kort, doelstellingen, strategien en actieplannen te formuleren voor zijn/haar sector of bevoegdheidsterrein.

Fase 5: Formulering van een mission statement

Fase 6: Aanzet tot strategisch plan

De voorstellen met doelstellingen, strategien en actieplannen voor de diverse sectoren of bevoegdheidsterreinen worden kritisch besproken, aangevuld en geamendeerd. Deze bespreking leidt tot een eerste aanzet van strategisch plan. Bedoeling is dat dit plan daarna verder uitgewerkt en geoperationaliseerd wordt.

WERKWIJZE EN DIDACTIEK
Een strategische bezinning wordt uitgevoerd met de top van het bestuur (politieke verantwoordelijken, secretaris, ontvanger, diensthoofden). De groep mag niet te klein, maar ook niet te groot zijn (een vijftiental mensen is het optimale aantal). Belangrijk is dat de voornaamste actoren (trekkers) uit het bestuur aanwezig zijn, dat er interessante ideen en denkpistes geformuleerd worden, en dat er voldoende interactie mogelijk blijft tussen alle leden van de groep.

Meestal werkt men in parallelle groepen (bijvoorbeeld: twee groepen van 7 personen), die op vastgestelde tijdstippen plenair aan elkaar rapporteren. Zowel voor de subgroepen als voor de plenaire vergadering wordt een duidelijke taakverdeling afgesproken (voorzitter, verslaggever). Van de verschillende sessies wordt achteraf ook een schriftelijk verslag opgemaakt.

De externe begeleider heeft geen inhoudelijke inbreng, maar bewaakt vooral het proces. Hij/zij stuurt de discussie op een effectieve en efficinte wijze zodat de gewenste resultaten behaald worden.

PRAKTISCHE ORGANISATIE
Aantal opleidingsdagen en uren: twee dagen van 9.30 u tot 12.30 u en van 13.30 u tot 17 u

Data: in samenspraak met de opdrachtgever wordt een programma op maat samengesteld. U kan hiervoor steeds contact opnemen met de vormingsverantwoordelijken. Deze zijn steeds te bereiken via het secretariaat.

Aantal deelnemers: maximum 15 deelnemers per groep

Plaats: de infrastructuur van de overheidsorganisatie of een speciale locatie

Kostprijs: 80.000 BEF voor de ganse sessie voor maximum 15 deelnemers

Vormingsverantwoordelijke: Annie Hondeghem